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[Marketplace] 6 questions à Frédéric Gente, directeur général de Cacic

Blog
6th January 2017

Comment aider à réduire les coûts et rationnaliser et optimiser les approvisionnements des achats dans le secteur de sa Market place ?

Fondée en 1976, la Cacic est le leader des centrales de référencement dans le secteur santé. Elle regroupe plus de 2 170 établissements adhérents, tous établissements de santé (hôpitaux, cliniques, maisons de retraite). Pour eux, elle négocie les meilleurs tarifs d’achat sur tous les produits dont ils ont besoin, soit près de 150 000 références. Elle aide également ces établissements à rationaliser les achats, et optimiser la chaîne d’approvisionnement.

La Cacic, c’est deux sites web. Un généraliste sur lequel les adhérents peuvent passer des commandes, qui sont alors transférées aux fournisseurs. Ce site ne possède pas de service de paiement et Cacic touche simplement une commission. Et un second site ouvert en 2013 sur le modèle marketplace.

Frédéric Cacic, directeur général de Cacic nous parle de ce second site.

frédéric gente

 

Quel est le niveau d’informatisation des processus d’achats dans les établissements de santé ?

 

[…]Les établissements de santé français sont déjà bien placés en matière de numérisation des équipements de santé (radiographies numériques, IRM, scanners, aide à la décision…). Et une seconde révolution est en cours, du côté de l’informatique et des process d’achat et de référencement. Des schémas directeurs informatiques se mettent en place ou se perfectionnent : gestion de bases de données, dématérialisation, codifications et classifications, tableaux de bords, etc. Dans ce cadre, nous développons des outils logiciels spécifiques, en particulier avec Expertime Consulting (lien vers expertime consulting).

 

Dans les établissements de santé, quelles sont les pratiques d’achat en vigueur ?

 

On constate que l’usage du fax est encore assez développé, et qu’il concerne même de grands établissements. De façon générale, pour les 2/3 des établissements, les tableaux de bord -quand ils existent -ne permettent pas d’identifier facilement certains postes de dépenses ou certaines tendances (l’évaluation volume/valeur, sur 12 mois, d’une catégorie de médicaments, par exemple). Ce qui empêche de procéder à certains ajustements ou à des mises en concurrence.

Autre difficulté typique : l’atomisation des commandes. Rappelons qu’en moyenne, une clinique a environ 300 fournisseurs de médicaments et de dispositifs médicaux. Ceux-ci constituent son premier poste de dépenses -parfois même avant le poste salarial.

Pour accompagner ces établissements, nous leur demandons d’identifier les 10 fournisseurs les plus importants (en nombre de commandes annuelles). Dans certains cas, cela leur permet de prendre immédiatement conscience de cette atomisation : typiquement, près de 300 commandes, dans l’année, à un même fournisseur !

Bien évidemment, cette atomisation des commandes a son corollaire : des livraisons trop nombreuses. Elles mobilisent à tout instant du personnel, sur des charges sans intérêt médical, et désorganisent momentanément les services. Côté comptabilité, ce sont des centaines de factures et de suivi de commandes à gérer. Et autant de paiements à effectuer, côté trésorerie…

 

Que préconisez-vous pour réduire ces coûts indirects ?

 

Pour réduire l’ensemble de ce coût financier et humain, notre préconisation est de gérer une seule commande mensuelle -en conformité avec la Loi de Modernisation de l’Economie qui a imposé le paiement à 30 jours. La commande s’établit en début de mois, et le paiement de ce qui a été consommé s’effectue en fin de mois.

Au final, les économies réalisées peuvent être considérables -en particulier dans l’exemple précédent des 300 fournisseurs, où les coûts indirects sont élevés. Sur la plateforme marketplace, quand on passe à un rythme d’1 à 2 commandes mensuelles, on estime la baisse des coûts annuels à au moins 15 %, dont les 2/3 ou les 3/4 concernent principalement les coûts salariaux. Et cela sans grands efforts de réorganisation !

 

En quoi votre marketplace contribue-t-elle aux efforts de rationalisation des établissements de santé français ?

 

Avec des achats groupés, notre marketplace permet aux établissements de rationaliser et, in fine, de réduire leurs dépenses : optimisation des équipes, meilleure allocation des équivalents temps plein, optimisation du rythme des commandes, meilleure gestion de la trésorerie et des stocks, etc.

L’affichage du stock de produits disponibles se fait en temps réel -ce qui est très apprécié de nos clients, parfois habitués à recevoir des commandes assez incomplètes. De plus, il faut tenir compte du fait que, pour un même produit, il devient facile d’identifier rapidement le moins coûteux.

Dans les cliniques et les hôpitaux, les pharmaciens sont les seuls habilités à acheter. Nous constatons une accélération de leurs demandes pour adopter nos procédures d’achat dématérialisées (EDI). Nous sommes aujourd’hui à environ 2,5 demandes mensuelles, alors qu’il y a 4 ans, elles étaient au maximum d’1 trimestrielle.

 

Comment se déroule l’accompagnement de vos adhérents ?

Nous considérons que notre mission essentielle est de transmettre une culture gestionnaire, qui repose sur des tableaux de bord explicites, des méthodes simples et éprouvées, des outils numériques productifs et des bases de données normatives.

Des mailings d’information sont diffusés à nos adhérents mais nous organisons aussi des dizaines de formations, en présentiel et en e-learning, qui ne sont pas facturées. Et dans une logique d’amélioration continue, nous soumettons des questionnaires de satisfaction à nos adhérents.

Nous avons 4 niveaux d’intervention ou étapes, qui ne sont pas facturés aux établissements, et que nous sommes seuls à proposer sur le marché :

 

1 – L’optimisation des bases de données

L’établissement nous confie ses bases de données, avec l’intégralité des champs normatifs associés. Nous procédons à leur analyse -qui révèle généralement un manque d’optimisation -puis nous les restructurons complètement. Ce travail se fait en coordination étroite avec le pharmacien de l’établissement, seul habilité légalement à gérer une base de données de santé. Après son feu vert, nous installons la base rénovée sur son système.

 

2 – L’analyse qualitative des bases de données

Grâce à des outils d’analytics et de data visualisation, nous élaborons des tableaux de bord permettant de détecter certains phénomènes. Cela nous permet d’attirer l’attention du pharmacien sur des actions de rationalisation possibles.

3 – La création d’un livret thérapeutique

Cet outil logiciel permet au pharmacien de regrouper et de commander ses références les plus usuelles, sur nos plateformes, sans être contraint de les rechercher individuellement.

 

4 – La dématérialisation

Nous prenons en charge le développement des interfaces qui vont permettre le dialogue entre l’ensemble des bases de données de l’établissement. Cela donne au pharmacien la possibilité d’entrer dans une logique de dématérialisation, avec tous ses avantages (édition et envoi de documents, traçabilité, production de statistiques…). A ce stade, toute la complexité est prise en charge par le nouveau système -le pharmacien dispose d’un tableau de bord et d’outils d’analyse simples et efficaces : il a enfin le contrôle total de ses activités d’achat.

Au quotidien, nous remarquons que les principales réticences au déploiement d’un nouveau schéma directeur sont liées aux représentations individuelles -les personnes qui utilisent déjà des sites d’e-commerce B2C n’ont aucune peine à imaginer les gains possibles avec notre solution marketplace.

Nous avons la chance de travailler avec des professionnels de la santé, c’est-à-dire avec des scientifiques. Bien que leur culture universitaire ne soit généralement pas celle de gestionnaires, ils appréhendent parfaitement ce que rationalisation veut dire !

 

Si cet article vous a plu, n’hésitez pas à le partager ou à consulter notre site !

 


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Article par: pierre vroylandt

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